Allègre


Les archives de la commune en bon ordre

Les archives de la commune en bon ordre


Ce lundi 22 avril, à l'occasion de la visite d'inspection que conduit périodiquement dans chaque commune Martin de Framond, directeur des Archives départementales, s'est déroulée, en mairie, une petite manifestation pour marquer la fin de la réorganisation des archives communales. La municipalité avait tenu à associer à cet événement ceux qui, à un moment ou à un autre, ont eu à exercer des responsabilités municipales, notamment Marius Ampilhac et Robert Baylot, anciens maires, ainsi que Danielle Destable, ancienne secrétaire de mairie. En effet, depuis de nombreuses années, les documents de la commune étaient stockés au sous-sol de l'ancienne mairie, dans un local sombre, poussiéreux, froid et humide, où les conditions de conservation n'étaient pas optimales. Les dossiers étaient entreposés en fonction de la place disponible sur les rayonnages, ce qui fait que les recherches reposaient sur la mémoire, plus ou moins fiable, des secrétaires de mairie successifs.

Un local propre, chauffé et ventilé…

C'est en 2006 qu'a été engagé ce travail de réorganisation à l'initiative de Jean-Luc Fraisse, alors conseiller municipal. La première étape a consisté à éliminer un volume important de documents devenus inutiles, le tout représentant 6 m3. Ensuite, le tri a été fait entre les documents en fonction de leur date. Les documents postérieurs à 1950 ont été, quant à eux, regroupés par thèmes et classés selon le plan préconisé par les Archives nationales. Les documents sont désormais stockés dans des boîtes à archives. Cet ouvrage a été conduit par le maire lui-même, jusqu'à son terme, en 2013, et a demandé plus de 550 heures de travail. Les deux déménagements nécessités par les travaux de rénovation de la mairie n'ont pas simplifié les choses, mais les archives se trouvent maintenant installées dans la nouvelle mairie, dans un local propre, protégé de la lumière, ventilé et chauffé.
Parallèlement, les collections des registres municipaux ont fait l'objet des traitements que leur état rendait nécessaire : reliure ou restauration des pages et des reliures. Toutes les délibérations du conseil municipal ont été répertoriées, ce qui facilite grandement les recherches. De même, ont été établis des répertoires pour les actes authentiques, les déclarations d'intention d'aliéner, les concessions du cimetière, les permis de construire. Un inventaire exhaustif des biens de section a été dressé, village par village. Ce travail a été conduit par le personnel du secrétariat de mairie, Monique Rieu et Joëlle Maurin. Les registres d'état-civil ont déjà été numérisés afin de les préserver de manipulations à force préjudiciables pour leur intégrité. Mais l'étape la plus importante sera la mise en place d'une gestion électronique des documents (GED). La municipalité y réfléchit.




Le 01/05/2013 à 06h00

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